国立大学法人東京外国語大学大学情報データベースシステム運用要項
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この要項は、東京外国語大学大学情報データベースシステム(以下「システム」という。)の管理及び運用、並びにシステムへのデータの蓄積、蓄積されたデータの管理及び運用、蓄積されたデータの利用及び保護等に関し必要な事項を定める。
第2条 システムは、東京外国語大学(以下「本学」という。)における教育、研究、社会貢献、大学運営等の諸活動に関するデータを蓄積し、管理することにより、外部評価（法人評価、認証評価、第三者評価等）、内部評価（人事評価等）、内部分析、リスクマネジメント、概算要求及び外部資金等の申請、実績報告、学外への情報発信等に活用すること並びに行政機関及び独立行政法人等が行う調査に回答することを目的とする。
第3条 この要項において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 教員等 本学の役員(監事及び非常勤の理事を除く。)並びに専任（特定有期雇用を含む。）の教授、准教授、講師、助教、助手、研究員及び大学院生をいう。
(2) 外部評価 学外者による本学の業務実績等に係る評価をいう。
(3) 法人評価 文部科学省の国立大学法人評価委員会が行う本学に係る評価をいう。
(4) 認証評価 独立行政法人大学改革支援・学位授与機構が行う本学に係る評価をいう。
(5) 第三者評価 本学以外の機関が行う本学に係る評価(法人評価及び認証評価を除く。)をいう。
(6) 内部評価 学内者による本学の業務実績等に係る評価をいう。
(7) 教員等データ 教員等の国立大学法人業務に係る活動を表すもので、個々の教員等が入力するデータをいう。
(8) データ利用責任者 システムに登録されたデータを利用する部署や組織等の責任者をいう。個人が利用する場合はその者とする。なお、教員等が自己のデータを利用する場合は該当しない。
第2章 システム構成、管理等
第4条 システムは、データ管理機能部分(教員等データベース)及びデータ入出力機能部分により構成する。
第5条 本学に、システムの管理・運用を統括させるため、システム管理責任者を置く。
2 システム管理責任者は、情報マネジメント・オフィス長をもって充てる。
第6条 システム管理責任者は、システムの管理及び運用に当たっては、東京外国語大学情報セキュリティポリシーに準拠し、不正アクセスの防止その他の必要なセキュリティ対策を講ずるものとする。
2 情報マネジメント・オフィス（以下「情報MO」という。）は、システムの管理及び運用、並びにデータの蓄積、蓄積されたデータの管理及び運用、蓄積されたデータの利用及び保護に係る事項について審議及び決定を行うものとする。
3 総務企画部情報企画室は、システムに係るサーバの維持管理、アカウントの管理、データ利用申請者へのデータ提供、その他運用を行うものとする。
第3章 データの入力等
第7条 教員等データの入力及び更新は、必要な事由が生じた際に各教員等が行わなければならない。
第8条 登録された教員等データに誤りがある場合は、入力した教員等が自ら修正を行うものとする。
第9条 データ入力を行う教員等及びデータ利用責任者は、入力項目の追加・削除等の変更を必要とする場合、システム管理責任者にデータ構造等の変更を依頼することができる。
2 データ構造等の変更の依頼があった場合、システム管理責任者が変更の可否を決定するものとする。
3 前項によりシステム管理責任者が決定を行う場合、システム管理責任者が特に必要と認めた場合は、情報MOに諮った上で決定するものとする。
(離職教員等のデータの保存)
第10条 定年、辞職等により本学を離職した教員等のデータは、本人の了承を得た上で、在職者の教員等データと区別して、システム内に保存しておくものとする。
第4章 データの利用等
第11条 システムに登録された教員等データは、次に掲げる場合に限り利用することができる。
(2) 外部評価（法人評価、認証評価、第三者評価等）の受審に使用する場合
(3) 概算要求及び外部資金等の申請に使用する場合
(4) 組織改正や教育課程改編の申請に使用する場合
(5) 独立行政法人科学技術振興機構が運用する研究者情報データベース(researchmap)にデータを提供する場合
(6) 学外への情報発信のために本学Webサイトの研究者情報ページ及び機関リポジトリに掲載する場合
(7) 教員等の活動状況を把握・分析する場合
(8) 教員の人事評価に使用する場合
(9) 研究インテグリティ確保等のためのリスクマネジメントに使用する場合
(10) 行政機関及び独立行政法人等が行う法令の定める事務又は業務の遂行に必要な調査に回答する場合
(11) その他情報MOが必要と認めた場合
(データの利用手続等)
第12条 教員等が自己のデータを活用する場合は、特段の利用手続きを必要としない。
2 前項以外の場合でシステムに登録されたデータを利用する際は、データ利用責任者は、利用目的等を記載した利用申請書を情報企画室に提出し、情報企画室からデータを受け取るものとする。
3 利用対象データが以下の場合、情報企画室が利用対象データを抽出・整形して提供する。
(1) 公開設定が「公開」のデータ
(2) 個人情報のうち、所属，職名及び氏名
(3) 前条によりデータを利用する場合で、データの詳細を明示することなく件数のみを利用する次のデータ（非公開データを含む。）
論文、著書(書籍等出版物、MISC、書評)、科学研究費補助金、受賞
(4) 前条第1項第9号により利用する研究活動の透明性の確保に係る次のデータ（非公開データを含む。）
学外略歴、所属学協会、現地の調査・研究、
その他競争的資金獲得実績、受託研究受入実績、
共同研究実施実績、寄附金・講座・研究部門
(5) その他データ利用責任者が対象の教員等から事前にデータ利用の了承を得ているデータ
4 利用対象データが前項のデータ以外の場合は、情報MOの承認を経て、情報企画室が利用対象データを抽出・整形して提供する。
第5章 個人情報の管理
第13条 システムにおける保有個人情報の取扱いについては、国立大学法人東京外国語大学個人情報保護規程（令和５年３月２２日規則第54号）及び国立大学法人東京外国語大学特定個人情報取扱規程（令和５年３月２２日規則第56号）の定めるところによる。
第6章 雑則
第14条 この要項に定めるもののほか、システムの管理及び運用並びにシステムに蓄積されたデータの取扱い、保護等に関し必要な事項は、別に定める。
附 則
この要項は、平成19年4月17日から施行する。
附 則
この要項は、平成21年7月28日から施行し、平成21年4月1日から適用する。
附 則
この要項は、平成23年1月25日から施行し、平成22年10月1日から適用する。
附 則
この要項は、令和元年10月8日から施行する。
附 則
この要項は、令和元年12月11日から施行する。
附 則
この要項は、令和5年6月12日から施行し、令和5年4月1日から適用する。
附 則
この要項は、令和6年11月20日から施行する。